Einkaufsportal

Die Herausforderung

Ein Hersteller mit 100–150 Mitarbeitern in Deutschland verwaltete ein Lieferantennetzwerk über mehrere Länder hinweg mit einer Kombination aus E-Mail, Tabellenkalkulationen und manuellen ERP-Einträgen — langsam, fehleranfällig und intransparent. Das interne Beschaffungsteam hatte keinen einheitlichen Überblick über offene Bestellungen, Lieferstatus oder Lieferzeiten. Das Nachfassen von Updates bei Lieferanten kostete Zeit, die besser für Beschaffungsentscheidungen genutzt worden wäre. Das vorhandene Sage 100 ERP verwaltete Finanzen und Lagerbestand — hatte aber keinen sinnvollen Beschaffungs-Workflow. Das Team brauchte ein System, das die Möglichkeiten von Sage 100 erweitert, ohne es zu ersetzen.

Was wir entwickelt haben

Ein Einkaufsportal, das als strukturiertes Add-on zu Sage 100 ERP entwickelt wurde — die Daten und Logik des Systems in eine zweckgemäße Oberfläche für das Beschaffungsteam und sein Lieferantennetzwerk erweiternd. Lieferanten rufen Bestellungen ab, bestätigen diese, aktualisieren Versandinformationen und protokollieren Lieferdaten direkt im Portal. Das Beschaffungsteam hat einen Echtzeit-Überblick über alle offenen Bestellungen — Status, Ort, voraussichtlicher Eingang — ohne eine einzige E-Mail nachfassen zu müssen. Bestell- und Lieferdaten fließen automatisch in Sage 100 zurück, sodass Finanzen und Lager stets aktuell bleiben. Das System wird vor Ort gehostet, entsprechend der Infrastrukturpolitik des Unternehmens, und ist auf das Volumen und die geografische Verteilung eines globalen Lieferantennetzwerks ausgelegt. Die Auslieferung läuft über eine Azure-DevOps-CI/CD-Pipeline, mit Dev-, QA-, Test- und Live-Branches, die jeweils auf eigene Umgebungen abgebildet sind — jede Änderung durchläuft denselben kontrollierten Weg, bevor sie live geht.

Was es leistet

• Einheitliche Übersicht über alle offenen Bestellungen, Lieferstatus und Lieferzeiten — direkt von Lieferanten aktualisiert
• Strukturierte Lieferantenkommunikation im Portal — kein Bestellmanagement mehr per E-Mail
• Sage 100 ERP bleibt ohne manuelle Nacherfassung aktuell — Bestell- und Lieferdaten fließen automatisch zurück
• Das Beschaffungsteam kann sich auf Lieferantenbeziehungen und Kostenfragen konzentrieren statt auf Statusabfragen
• Vollständiger Prüfpfad jeder Bestellung, Änderung und Lieferbestätigung — für Finanzen und Konformität jederzeit abrufbar
• Azure-DevOps-CI/CD-Pipeline mit eigenen Dev-, QA-, Test- und Live-Umgebungen — Änderungen laufen jedes Mal über denselben wiederholbaren Weg